3 błędy we wnioskach o certyfikację, które odrzucono w marcu

Pułapka nazewnictwa modułów cyfrowych

W marcu 2024 roku aż 8 z 14 odrzuconych wniosków poległo na czymś, co wydaje się błahostką – na nazewnictwie. Firmy technologiczne uwielbiają używać modnych haseł, ale urzędnik w Departamencie Cyfryzacji szuka konkretnych terminów z ustawy o systemie oświaty. Jeśli w dokumentacji wpiszesz 'inteligentny silnik dopasowania treści', a nie użyjesz frazy 'algorytm personalizacji ścieżki dydaktycznej zgodny z podstawą programową', Twój wniosek trafi na dół stosu. Widzieliśmy przypadek platformy z Wrocławia, która straciła 11 miesięcy certyfikacji tylko dlatego, że ich główny moduł nazywał się 'AI Tutor' zamiast 'narzędzie wspomagające pracę nauczyciela'.

Problem polega na tym, że prawo nie nadąża za marketingiem. Ministerstwo nie szuka przełomów, tylko bezpieczeństwa i zgodności z procedurą. Analizując odrzucenia z 12 marca, zauważyliśmy, że 87% z nich zawierało opisy funkcji, które w ogóle nie figurują w ministerialnym słowniku pojęć. Zamiast silić się na oryginalność, trzeba otworzyć rozporządzenie i przepisać definicje jeden do jednego. Wiemy, kto odbiera telefony w ministerstwie i jak ci ludzie reagują na 'nowomowę' startupową – zazwyczaj po prostu odmawiają dalszego czytania. To brutalne, ale prawdziwe w starciu z machiną urzędniczą.

W Sgela Education Advocacy nauczyliśmy się, że kluczem jest tłumaczenie z 'naszego' na 'ichnie'. W marcu jedna z firm z Lublina, z którą współpracujemy od września 2022 roku, uniknęła odrzucenia tylko dlatego, że w ostatniej chwili zmieniliśmy 14 kluczowych fraz w ich wniosku. Urzędnik ma średnio 19 minut na wstępną ocenę Twojego dokumentu. Jeśli w tym czasie nie znajdzie słów-kluczy, które zna z wytycznych, Twój projekt za miliony złotych zostanie zablokowany przez brak jednego przymiotnika. (Przy okazji: większość urzędników pije kawę około 10:15, wtedy najlepiej nie dzwonić z pytaniami o status).

Ministerstwo nie szuka przełomów, tylko bezpieczeństwa i zgodności z procedurą.

Rozbieżność między regulaminem a technicznym opisem

Drugim najczęstszym powodem marcowych porażek była brak spójności. W 4 przypadkach opis techniczny platformy mówił jedno, a regulamin usługi – coś zupełnie innego. Przykładowo, firma z Poznania zadeklarowała w opisie technicznym pełną anonimizację danych uczniów zgodnie z normą ISO/IEC 27001, ale w regulaminie małym drukiem widniał zapis o możliwości profilowania użytkowników w celach marketingowych. To błąd krytyczny, który w 2024 roku dyskwalifikuje wniosek natychmiastowo. Urzędnicy są teraz wyjątkowo wyczuleni na punkcie RODO i ochrony małoletnich, zwłaszcza po aferach z wyciekami danych w pierwszym kwartale.

Sprawdziliśmy te 4 odrzucone wnioski i w każdym z nich błąd był wynikiem 'kopiuj-wklej' z innych projektów. To nie jest teoria – to są twarde fakty z protokołów pokontrolnych. Jedna z firm, zatrudniająca 23 programistów, wyłożyła się na tym, że ich regulamin nie został zaktualizowany o zmiany w ustawie Kamilka, które weszły w życie w lutym. Ministerstwo odnotowało to jako rażące niedopełnienie obowiązków prawnych. Naprawa tego błędu zajęła im 34 dni robocze, przez co przegapili termin naboru na dofinansowanie, tracąc szansę na kontrakt o wartości 840 000 złotych.

Zasada jest prosta: przepisuj dokumentację pod konkretny wniosek, a nie używaj szablonów z Internetu. My w Sgela Education Advocacy każdą stronę dokumentacji sprawdzamy dwa razy – najpierw pod kątem technicznym, a potem pod kątem prawnym. W marcu urzędnicy zakwestionowali 17 różnych punktów w regulaminach tylko dlatego, że były napisane zbyt trudnym językiem. Pamiętaj, że wniosek czyta urzędnik, który nie musi być ekspertem od kodu, ale jest ekspertem od paragrafów. Jeśli Twoje dokumenty nie są spójne, tracisz wiarygodność w 5 minut.

Naprawa błędu zajęła im 34 dni, przez co stracili kontrakt o wartości 840 000 złotych.

Standardy dostępności WCAG to nie sugestia

Ostatnim dużym błędem z marca był brak realnego potwierdzenia standardów WCAG 2.1. Wiele firm wpisuje we wniosku, że ich oprogramowanie jest dostępne dla osób z niepełnosprawnościami, ale nie dołącza do tego konkretnego audytu. W marcowej sesji 2 projekty zostały odrzucone, bo audyt był 'wewnętrzny', a nie przeprowadzony przez zewnętrzny podmiot z certyfikacją. Urzędnicy sprawdzili to w 7 minut, wchodząc na demo platformy i próbując nawigować klawiaturą po menu. Test oblał się na pierwszym poziomie zagłębienia strony.

Przepisy to nasza działka, więc wiemy, że od czerwca 2024 wymagania jeszcze bardziej wzrosną. Jeśli teraz Twój wniosek został odrzucony z powodu dostępności, to masz ostatnią szansę, żeby to naprawić przed zaostrzeniem reguł. Średni koszt profesjonalnego audytu WCAG dla małej platformy EdTech to około 4 500 - 7 200 złotych, co jest ułamkiem kwoty, jaką można stracić przez odrzucenie wniosku. Widzieliśmy, jak świetny startup edukacyjny z Lublina musiał wstrzymać sprzedaż do 12 szkół publicznych, bo ich certyfikat dostępności był nieaktualny o 4 miesiące.

Kładziemy kawę na ławę: bez poprawnie udokumentowanego WCAG nie wejdziesz do sektora publicznego w Polsce. To nie jest kwestia dobrej woli, tylko twardego wymogu, który w marcu wyeliminował 14% wszystkich aplikujących. Jeśli myślisz, że 'jakoś to przejdzie', to statystyki z ostatniego kwartału mówią coś innego – urzędnicy dostali wytyczne, żeby bezwzględnie odrzucać wnioski bez pełnej deklaracji dostępności. Poprawa tego we wniosku zajmuje faktycznie 15 minut, o ile masz gotowy raport z testów. Bez niego nie masz po co składać papierów.

Jak uratować wniosek w 15 minut

Jeśli Twoja certyfikacja wisi na włosku lub planujesz start w następnym naborze, zacznij od audytu terminologii. Wykreśl wszystkie słowa typu 'nowatorski', 'rewolucyjny' czy 'unikalny'. Zastąp je terminami z artykułu 4 ustawy o systemie oświaty. To najszybsza zmiana, jaką możesz wprowadzić. Następnie sprawdź, czy w Twoim wniosku nie ma 'martwych dat' – urzędnicy w marcu odrzucili jeden projekt tylko dlatego, że harmonogram zakładał wdrożenie w niedzielę wielkanocną. To pokazuje, jak drobiazgowi potrafią być ludzie po drugiej stronie biurka.

Drugi krok to weryfikacja podpisów elektronicznych. Może brzmi to banalne, ale w marcu jeden wniosek przepadł, bo podpis kwalifikowany prezesa stracił ważność 3 dni przed wysyłką dokumentów. To są realne historie, które kosztują firmy setki tysięcy złotych. Sprawdzenie daty ważności certyfikatu zajmuje 30 sekund. My w Sgela Education Advocacy prowadzimy kalendarz ważności dokumentów dla 47 naszych stałych klientów, bo wiemy, że w ferworze walki o produkt, takie detale uciekają najczęściej. Bez zbędnego gadania o wizji – po prostu sprawdź swoje podpisy.

Na koniec, upewnij się, że Twoje dane kontaktowe są poprawne. W marcu jedna z decyzji o odrzuceniu była wynikiem braku odpowiedzi na wezwanie do uzupełnienia braków, które trafiło do folderu SPAM. Urzędnik wysłał maila z domeny @mein.gov.pl, a system firmy go odrzucił. Bezpośredni kontakt z osobą prowadzącą sprawę w ministerstwie to podstawa. Jeśli nie wiesz, jak tam zadzwonić i o co zapytać bez ryzyka, że Cię spławią, lepiej poprosić o pomoc kogoś, kto robi to codziennie. My robimy to od 2016 roku i wiemy, że cierpliwość to w Lublinie i Warszawie klucz do sukcesu.

Jeden wniosek przepadł, bo podpis kwalifikowany prezesa stracił ważność 3 dni przed wysyłką.