Dlaczego małe szkoły niepubliczne tracą 12 godzin tygodniowo na papiery?

42 dyrektorów z Lubelszczyzny mówi dość

W okresie od kwietnia do czerwca 2024 roku odwiedziliśmy 42 prywatne placówki oświatowe w naszym regionie. Rozmawialiśmy z ludźmi z Lublina, Zamościa i Chełma. Wyniki są uderzające: przeciętny dyrektor małej szkoły podstawowej poświęca 24% swojego czasu pracy na raportowanie do Systemu Informacji Oświatowej (SIO) oraz przygotowywanie dokumentacji pod kontrole kuratoryjne. Szkoła niepubliczna 'Horyzont' z Lubartowa przyznała, że w samym marcu ich sekretariat wygenerował 847 stron dokumentów, które trafiły do archiwum bez ponownego otwarcia.

Problem nie leży w samych przepisach, ale w ich błędnej interpretacji przez urzędników niższego szczebla. Wiele szkół dubluje obieg dokumentów, prowadząc dzienniki elektroniczne i papierowe jednocześnie, bo boją się niejasnych zapisów w ustawie. My w Sgela Education Advocacy wiemy, jak to wygląda od strony ministerialnej. Przepisy to nasza działka i jasno mówimy: 38% tych dokumentów można wyeliminować bez ryzyka kary czy negatywnej oceny wizytatora. To nie są teorie, to fakty poparte naszymi 47 wygranymi sprawami administracyjnymi w ostatnim roku.

Zauważyliśmy, że mniejsze szkoły, zatrudniające do 14 nauczycieli, cierpią najbardziej. Nie mają one rozbudowanych działów administracyjnych, więc cały ciężar biurokratyczny spada na jedną lub dwie osoby. W placówce w Puławach, którą wspieraliśmy w Q2 2024, dyrektor osobiście zajmował się rozliczaniem dotacji przez 18 godzin miesięcznie. Po naszej interwencji i wdrożeniu prostego arkusza kalkulacyjnego dostosowanego do wymogów lubelskiego Ratusza, czas ten spadł do 4,2 godziny. To pokazuje skalę marnotrawstwa energii, którą można by przeznaczyć na pracę z dziećmi.

Dyrektorzy spędzają średnio 12,4 godziny tygodniowo na zadaniach, które w ogóle nie pomagają uczniom w nauce.

Dlaczego system SIO spędza sen z powiek?

System Informacji Oświatowej miał ułatwić pracę, ale dla wielu platform EdTech i małych szkół stał się barierą. W Sgela Education Advocacy analizowaliśmy dane z 11 ostatnich miesięcy. Średni czas odpowiedzi z helpdesku technicznego ministerstwa to 4 dni robocze. To za długo, gdy gonią terminy. Dlatego my kładziemy kawę na ławę: zamiast czekać na oficjalne instrukcje, które często są pisane urzędowym żargonem, korzystamy z naszych bezpośrednich kontaktów. Wiemy, kto odbiera telefony w ministerstwie i jakich błędów unikać, by raport przeszedł za pierwszym razem.

Szkoły niepubliczne często wpisują dane ręcznie, mimo że ich oprogramowanie pozwala na automatyczny eksport. Dlaczego tak się dzieje? Bo konfiguracja modułów SIO w popularnych dziennikach elektronicznych bywa myląca dla kogoś, kto nie śledzi zmian w prawie co tydzień. W sierpniu 2024 roku pomogliśmy trzem szkołom z Lublina poprawnie zmapować ich bazy danych uczniów. Efekt? Czas potrzebny na zamknięcie miesiąca w systemie skrócił się o 72%. To konkretne pieniądze, bo godzina pracy dyrektora to koszt rzędu 85-120 zł brutto.

Warto też zwrócić uwagę na archiwizację. Polskie prawo wymaga przechowywania dokumentacji przebiegu nauczania, ale nie definiuje sztywno formy dla każdego typu notatki. Wiele placówek niepotrzebnie drukuje e-maile czy protokoły, które mogłyby zostać w chmurze z certyfikowanym podpisem elektronicznym. Podczas naszej ostatniej wizyty w szkole w Świdniku wyliczyliśmy, że sam koszt papieru i toneru do zbędnych raportów wynosił 340 zł miesięcznie. Przejście na obieg cyfrowy to nie tylko wygoda, ale oszczędność rzędu 4 080 zł w skali roku.

Wiemy, kto odbiera telefony w ministerstwie

Nasza przewaga polega na tym, że nie bawimy się w teoretyczne rozważania. Sgela Education Advocacy działa na styku edukacji i administracji od września 2016 roku. Przez ten czas zbudowaliśmy bazę 423 obsłużonych klientów, od małych przedszkoli po duże platformy EdTech. Kiedy w czerwcu 2024 pojawiły się wątpliwości dotyczące nowych zasad rozliczania dotacji celowej, nasi eksperci byli w Warszawie w ciągu 3 godzin. Uzyskaliśmy jasną wykładnię, którą od razu przekazaliśmy naszym partnerom, zanim inne kancelarie w ogóle zauważyły problem.

Reprezentowanie prywatnej edukacji wymaga twardego kręgosłupa i znajomości realiów lokalnych urzędów. W Lublinie procedury wyglądają inaczej niż w Rzeszowie czy Warszawie. My to rozumiemy. Bez zbędnego gadania o wizji, skupiamy się na tym, by Twoja szkoła nie dostała wezwania do zwrotu dotacji przez drobny błąd w tabelce. W 2024 roku odzyskaliśmy dla naszych klientów łącznie 4,7 mln zł niesłusznie wstrzymanych funduszy oświatowych. To realny wpływ na płynność finansową prywatnych przedsiębiorców.

Wielu właścicieli szkół EdTech obawia się, że ich rozwiązania nie wpasują się w sztywne ramy polskiego systemu oświaty. My pokazujemy im, jak dostosować produkt, by był zgodny z literą prawa, a jednocześnie funkcjonalny. Nie obiecujemy cudów, ale gwarantujemy, że nasza interpretacja przepisów wytrzyma każdą kontrolę. Jeśli mówimy, że coś da się uprościć, to znaczy, że mamy na to podkładkę prawną i doświadczenie z poprzednich 97 instalacji systemów w regionie.

W 2024 roku odzyskaliśmy dla klientów 4,7 mln zł niesłusznie wstrzymanych funduszy.

Odzyskaj 312 minut w tydzień – plan działania

Jak zacząć odchudzanie biurokracji? Pierwszym krokiem jest audyt procesów, który my wykonujemy w ciągu 48 godzin od zgłoszenia. Nie potrzebujemy dostępu do Twoich kont bankowych – interesuje nas tylko, jak krążą papiery. W szkole językowej z Lublina, którą odwiedziliśmy w lipcu 2024, odkryliśmy, że każda nowa umowa z lektorem przechodzi przez cztery pary rąk, co generuje 34 minuty opóźnienia na każdym dokumencie. Skróciliśmy ten łańcuch do dwóch osób, co przy 15 lektorach dało zauważalny oddech dla kadr.

Drugi krok to wdrożenie narzędzi automatyzujących powtarzalne czynności. Nie muszą to być drogie systemy. Czasami wystarczy dobrze skonfigurowany CRM lub prosty skrypt w arkuszu Google. Ważne, by dane były wpisywane tylko raz. W Sgela Education Advocacy promujemy zasadę 'Single Source of Truth'. Jeśli imię ucznia zmienia się w dzienniku, musi się ono automatycznie zmienić w systemie fakturowania i SIO. To eliminuje błędy, które są główną przyczyną stresu podczas kontroli kuratoryjnej.

Na koniec, kluczowa jest edukacja personelu administracyjnego. Często sekretarki i asystenci wykonują zbędną pracę, bo 'tak się zawsze robiło'. My prowadzimy krótkie, 90-minutowe warsztaty, na których pokazujemy, które rubryki w dokumentach są opcjonalne. W sierpniu 2024 roku takie przeszkolenie w jednej z lubelskich szkół pozwoliło odzyskać 5,2 godziny pracy sekretariatu tygodniowo. To czas, który teraz pracownicy przeznaczają na lepszą obsługę kandydatów, co bezpośrednio przekłada się na liczbę zapisów na nowy rok szkolny.